قسم الديوان المركزي

الديوان هو المرجع الأساسي في الجامعة؛ فهو المكان المخصص لحفظ الوثائق الخاصة بالجامعة ومراسلاتها المختلفة. ومن خلاله يتم الرجوع إلى أي وثيقة سواء كانت صادرة من الجامعة أو واردة إليها من خارج الجامعة بشكل سهل ومنظم.

  1. استلام البريد الوارد إلى رئاسة الجامعة من كافة الفروع والمراكز ووحدات الجامعة الإدارية والأكاديمية والمراكز الفنية وتسجيله وتوثيقه وإعادة توزيعه للجهات المعنية بطريقة فعّالة.
  2. تسجيل البريد الصادر والوارد للجامعة إلكترونياً.
  3. مسؤولية متابعة المراسلات الخاصة بالأستاذ الدكتور رئيس الجامعة من حيث توثيقها وتسجيلها في سجل الوارد وإرسالها إلى رئيس الجامعة ومتابعة الإجراءات التي تمت عليها.
  4. أرشفة جميع المراسلات الصادرة والواردة من الجامعة وإليها بعد اتخاذ الاجراءات الخاصة بكل مراسلة، واسترجاعها عند الطلب.
  5. متابعة المراسلات التي يتم إرسالها إلى الجهات الخارجية أو استقبالها منها عن طريق البريد السريع أو البريد العادي.
  6. استقبال المراسلات الخاصة بالجامعة التي يتم إرسالها عن طريق الفاكس وتصويرها وتوثيقها وإرسالها للمعنيين.
  7. المسؤولية المباشرة عن إرسال المراسلات الصادرة عن الوحدات الادارية إلى جميع مراكز الجامعة ووحداتها، ومتابعتها.
  8. حفظ المراسلات والوثائق في ملفات وترقيم محتويات الملفات.